领先的数据中心经理如何跟踪和管理部件

数据中心经理经常难以准确跟踪和管理他们的数据中心零件库存。Excel 电子表格等传统管理工具很常用，但它们无法支持现代数据中心环境的复杂性和分布式特性。它们难以使用、难以维护、耗时且容易出错。

相反，尖端的数据中心经理正在通过利用数据中心基础设施管理 (DCIM) 软件来管理部件来增加正常运行时间、效率和生产力。第二代 DCIM 软件的新功能使数据中心专业人员能够集中管理他们所有的硬盘驱动器、卡、内存模块、电缆和任何其他组件，甚至是螺丝盒，从而提高了数据中心资产管理的粒度。

在最近的 Sunbird 客户研讨会上，默克和 Workday 的数据中心专家分享了他们如何使用 DCIM 软件管理零件和备件的真实用例。

默克不再使用电子表格来简化零件管理

与许多组织一样，Merck 过去常常依靠电子表格来跟踪其数据中心部件。正如 CTC 数据中心工程师/DCIM 全球数据中心工程部的 Jeff Carlton 所说，这是“在由不同人员和不同团队管理的多个不同站点跟踪库存的旧方法。”

“我们的电子表格通常有两个部分：资产部分和零件部分，”Carlton 说。“当我们引入 DCIM 时，资产部分得到了 dcTrack 的处理，但这些部分仍然是一个问题，并且仍保留在电子表格中。这包括我们的内存、硬盘驱动器、电源、SFP 和 PCI 卡。”

很快，Sunbird 推出了其零件管理功能，而 Merck 是早期采用者，渴望解决他们手动管理多个零件电子表格的痛点。他们首先使用可定制的零件模板构建自己的零件库，这是一项灵活的功能，允许他们定义要跟踪的零件以及与哪些资产相关联。Merck 还利用自定义字段来跟踪他们想要的部件的任何属性。

“借助 dcTrack 的零件管理功能，我们能够根据我们拥有的电子表格数据构建我们的零件库，该库中有 300 多个零件条目，”Carlton 说。“我们拥有的许多零件都是散装的，因此我们选择将它们整理为库存项目进行盘点。我们还添加了两个额外的字段：所有者，因为几个平台团队拥有不同的零件，以及在该位置收到零件的日期，以便我们可以跟踪它在这里的时间以及团队是否仍然需要它一段时间。在我们管理股票的同时，所有者仍然会被告知正在发生的事情。”

设置零件库存既快速又简单。

“为了从电子表格中获取其余数据，我们使用零件数据设置了批量导入模板，并将其全部加载到 dcTrack 中。我们使用了库存室的位置和零件当时所在的桶或架子的参考字段。对于最后一分钟的计数……我们的库存人员能够直接更新该工具。”

通过配置零件计数阈值并在违反阈值时发出警报，默克公司可以准确知道某个零件何时耗尽并需要重新补给。

“现在，零件库存由我们的运营团队在每个站点进行管理，并且任何站点都能够查看我们在多个站点的库存选择中提供或不提供的内容，”Carlton 说。“我们能够跟踪使用情况，并且当某些物品被消耗时，一旦我们的库存库存不足，我们就能够使用通知来了解特定部件是否变得过低以及我们是否需要通知适当的团队购买更多特定的东西，例如 SFP 或硬盘驱动器。”

“我们能够从电子表格中删除我们的列表，并生成我们所有不同零件模型的标准化库。获取该数据并将其应用于实际列表，我们现在在两个数据中心之间生成了超过 500 个零件的大量库存。这两个数据中心能够共同比较他们的库存，然后说，‘我们一个部件用完了，然后我们可以把它运到另一个’，或者如果有任何其他问题，他们可以来回协商。 ”

凭借所有零件交易的完全可搜索、可排序和可导出的审计日志，默克可以跟踪其零件发生的一切。

“查看零件的交易，我们能够跟上谁在为一个项目消耗它们。它使我们能够跟踪正在发生的事情，并比我们使用电子表格看到的更好地调整零件使用情况，”Carlton 说。

Workday 自动化零件管理以消除手动数据输入

Workday 是自动化数据中心运营的领导者，他们在自动化部件管理方面做了很多令人印象深刻的事情。高级开发运营工程师 Moshe Haber 解释了这一切是如何实现的。

“我们内部开发了 REST API，这是一种通用 API，每个应用程序都有自己的插件，”Haber 说。“我们使用这个通用 REST API 的原因是因为我们拥有的所有插件（身份验证、授权以及监控所有通过该 API 的交易）并且我们可以提供统计数据。我们使用 Sunbird 的 API 以及他们对 ODBC 的访问来访问这些表。”

“该架构基于Jenkins，”Haber 说。“Jenkins 是一个非常好的自动化工具，它有很多插件可以让我们提供这个功能。我们有一个 Jira 插件、一个 Slack 插件、一个 GIT 插件和 API。自动化基于处理数据和生成报告或警报的多个作业。”

首先，Workday 有每日、每月和每季度的报告，让数据中心经理了解他们的部件使用和操作的细节。

“每份报告都会发送给每个数据中心的经理和负责任何给定站点的部件的站点管理员，”数据中心运营工程师 Colm Russel 说。“我们的每日报告包括位置、我们记录 Jira 编号的项目编号、资产的序列号、我们的 Workday 零件 ID（我们的零件和资产之间共享的 BOM ID）、资产的保修状态，我们记录供应商案例 ID 的跟踪号，对零件采取的操作，零件供应商，零件型号，零件号，调整的字段，更改的内容和更改的对象，是谁更改者，以及更改的日期和时间。”

Workday 的月度零件报告与他们的日报非常相似，但它们涵盖了整个月。还提供了报告的 CSV 文件，使他们能够对结果进行排序和过滤，以便于管理。

至于他们的季度报告，“这侧重于我们的采购行动，我们只是想看看我们每季度在与任何特定供应商的任何给定零件上的支出，”Russel 说。在这些报告中，Workday 记录了位置、项目编号、购买原因、PO 编号、采取的操作、零件供应商、型号和编号，以及使用中和库存中的零件数量。

Haber 解释了 Workday 的日报、月报和季度报告是如何生成的。

“这些报告是 Jenkins 按计划进行的工作，每天、每月或每季度。通过 API，我们检索表。在每日报告的情况下，我们读取过去 24 小时内的所有交易，我们处理交易，然后生成报告。除了每日报告外，我们还会查看所有已消耗的部件并检查“供应商退货”。

Workday 还使用 DCIM 软件和自动化来轻松了解其保修部件的状态。

“我们每日报告的一部分有一个小部分，称为供应商未退货的消耗品（超过 10 天），”Russel 说。“我们与供应商就所有保修期内的资产签订了合同。我们的部分权利是，在故障修复期间，我们可能需要更换任何组件，我们有权收回组件。我们应该在特定时间范围内收到我们的退货部分。为了确保我们已经收到该零件或该零件不再只是坐在接待处......我们已经实施了检查系统的逻辑，查看保修期内的零件，并查看消费日期那部分是在上面执行的。如果在 10 天内没有从通过 dcTrack 处理的同一零件的供应商交易中退货，我们就会收到警报。”

Workday 的警报包括其供应商的跟踪编号以及与其关联的 Jira 编号。这告诉他们，例如，10 天前，他们消费了一个零件，但仍未在系统中看到“供应商退货”操作。有了这些信息，他们就可以跟进 Jira 和有问题的工程师，以确认是否已收到零件并确保遵循正确的协议。

Workday 还自动化了他们的零件弃用流程。

“自动化根据组件与已安装或存储资产的关联确定是否可以弃用组件，”Russel 说。“这两种资产都与 BOM ID 相关联。根据它们兼容的服务器型号以及该特定服务器型号的 Workday 构建，所有部件还与 BOM ID 相关联。任何给定的部件都可能与多个服务器型号或多个 BOM ID 相关联。系统将确定这些是否在系统的任何地方使用。如果它确定系统中没有使用这些 BOM ID 的活动资产，那么与这些 BOM ID 关联的部分将被视为已弃用。仅当与某个部件关联的所有 BOM ID 在系统中不再处于活动状态时，该部件才会被弃用。它将生成一个 Jira，

接下来，Workday 会自动执行Jira 对部件所采取的操作的评论。

“我们根据‘调整库存’操作期间记录的以下参数对 Jira 进行了评论，然后将这些参数记录到零件交易日志中。我们采取了行动（消费、退回库存、退回供应商等），我们在原因字段中记录我们的 Jira 编号，我们在原因字段中记录资产的序列号，并记录保修状态。我们能够使用我们的数量，然后围绕它进行进一步的自动化，以评论“执行者”、“组件类型”和“更改日期”。

Russel 继续演示 Jira 评论，“我们有 Jira 编号、部件号、组件、它的描述、针对它采取的操作、它由谁执行、它执行它的资产以及日期和时间被改变了。”

Haber 解释了 Workday 如何使用 Jenkins 来实现这一目标。

“我们的 Jenkins 作业每 15 分钟运行一次。每个进入事务日志的事务，我们检索事务日志的信息，找到关联的 Jira，并根据操作在 Jira 票证中添加评论。它是按计划完成的，每一个动作都会在工单中更新评论。”

最重要的是，Workday 会自动生成Slack通知。

“然后我们利用Ansible自动化来查看这些 Jira 评论，如果工程师可能在没有对保修期内或保修期外的部件执行任何部件跟踪器操作的情况下关闭 Jira，我们有设置警报，”拉塞尔说。“Slack 通知将发送给 Jira 分配给的工程师，也会发送给我们的零件跟踪器站点管理员都可以看到的一般队列……这只是一个提醒，确保您返回并完成这些操作。”

汇集一切

电子表格等传统管理工具不再适合现代数据中心专业人员完成工作。他们需要现代、优雅的软件，使他们能够保持正常运行时间，提高产能利用效率，并比以往更好地提高人们的生产力。

部件管理是数据中心资产管理不可或缺的一部分，如果没有有效的部件管理解决方案，您将无法获得最准确、最完整的资产库存视图。