更明智地使用协作工具和提示以选择合适的工具

协作工具风靡企业，不仅因为它们的创新性，还因为它们为关键流程（客户沟通和数据传播）提供的便利。技术发挥着重要作用，但协作本质上超越了这一点。以下是您的协作工具超越单纯技术创新的一些方法。这些是协作可用于为业务提供优势的方式。

使讨论和计划更容易

借助不受地域限制的协作平台，团队远程工作已成为现实。这是一个决定性的优势，因为虽然它可能会破坏工作和生活的平衡，但它肯定支持团队聚在一起分享想法、策略和信息，从而创造它们。将合适的人聚集在一起，无论位置如何，都是推动高效运营的动力。在中型组织中，这种能力可能会改变游戏规则。在线协作工具还提供了创建虚拟孵化器的机会，这有助于让每个人都在一个平台上，不受公司、大学甚至供应商的限制。

配备文件共享和评论系统，音频和视频协作允许员工和团队实时协作。它还将节省旅行费用，也许还可以节省房地产费用。拥有清晰的任务板是在线协作工具可以帮助您的事情之一。这有助于创建和共享一个集中的目标，为每个人制定路线图，最后确保项目和战略跟踪是在同一个双关语中。有了良好的协作工具，来自世界各地的参与者可以比在同一个房间里更高效地完成工作。

想法共享的最基本的本质——头脑风暴——也可以通过协作网络来改变，该网络具有创新的技术和工具来共享信息、想法，甚至记录它们。

他们帮助塑造最佳工作实践

当团队在没有空间和沟通限制的情况下工作时，讨论最佳实践变得更容易，采用它们也容易得多。公司的目标更加清晰，因为一切都在那里，清晰且开放供讨论。时间延迟、信任问题和无法前进——所有这些都是由于缺乏免费和实时的沟通而造成的。协作有助于消除这种情况！

更有效的资源管理

尤其是资源和技术人员，对每个企业来说都是一笔不小的成本。随着企业向价值链上游发展，资源将减少，并且越来越需要事半功倍。通过协作，这得到了很好的支持。这些工具有助于减少冗余和不必要的通信、快递员等高成本通信方式，甚至旅行。一个小型、快速、敏捷的协作团队可以实现更多目标，这就是这些工具的好处。任何突然出现的问题也可以被快速标记、解决和消除。可以从任何位置标记的清晰对话，以及管理层跟踪它们的能力——为战略制定过程增加了不可估量的价值——并且可以成为一家非常聪明的公司的基石。

提高员工敬业度和士气

一些行业领导者将参与优势视为需要采用协作工具的最大原因。这是一种现代管理观点，自上而下的公司经营形式往往适得其反。任何不听取员工意见但更喜欢解雇指示的领导者更容易失去员工和尊重。

协作工具将每个人都放在同一个平台上，为每个人提供平等的可见性；想法，让员工觉得自己对公司很重要，对公司很重要。没有什么比这种认识更能让他们更有效率和兴趣了——他们很重要。经理驱动的发布指令的愿景对公司的发展极为不利，越来越多的人意识到这一点。此外，大多数年轻员工比经理级别的员工更容易进入社会市场这一小问题。通过资源管理获得他们的兴趣和承诺可能是最明智的决定……而协作工具可能是实现这一目标的最佳渠道。

知识管理的好处

有助于分享想法和形成最明智的战略的相同协作也将促成组织内知识库的协作。通常，大多数企业都有一个 KM 数据库，没有人真正管理或知道，因此很少使用。保存在服务器某个不起眼角落的数据可能很有价值，但只有在为公司利益而使用它时，它的真正价值才会出现问题。借助协作工具，全球团队或至少企业范围内的团队都可以使用它来制定最佳战略，推动公司发展。这种数据、信息和见解的汇集可能是您的企业进入快车道所需的催化剂！

为您的组织选择正确的协作工具的提示

今天，任何组织都需要员工之间进行有效和高效的沟通。我们将这种能力称为软件和硬件形式的协作工具。该协作工具具有许多功能，例如从简单的即时消息传递到视频或音频会议。一些应用程序可能专注于特定元素，而另一些应用程序则试图合并多个功能。

该应用软件旨在帮助参与共同任务的人实现目标。协作工作环境通过协作工作环境为个人提供支持，从而演变成一类新的专业人士，即电子专业人士，他们可以通过许多工具拼接在一起而不受地理位置限制地一起工作。我们将在线协作软件定义为一种软件应用程序、平台或工具，它以软件即服务 (SaaS) 或云的形式交付，或者在一个平台内具有多种功能的本地部署，可以直接内置或集成其他应用。

对于任何希望提高效率和效率的企业而言，在线协作都是一种有价值的工具，而不仅仅是那些在不同地理位置拥有多个办事处的公司。

让我们讨论一些任何组织都期望的协作能力。

一些组希望通过组消息来完成他们的工作。我们应该始终寻找集成消息传递功能。工作上的协作并不总是意味着两个或更多人同时工作。有时需要由其他团队成员审查的一些文件。这是消息传递有助于推进流程的时候。正在查看文件的用户应该能够在文件/文档中留下消息。还应该有一个选项可以私下/个人或与群组共享消息。即时通讯 IM 的支持也应该集成到在线协作工具中，或者应该是协作会议工具的一部分。发送 IM 是一种有效的沟通方式。

进行在线会议的方式有很多种，例如 WebEx、GoToMeeting、Spontania、视频、Skype、谷歌视频群聊等，如果您正在使用任何协作工具，那么您应该需要使用其中一种服务来补充您的在线协作软件。我们还需要查看单个会议中的参与者数量，通常许多解决方案有 25 个参与者，但同样取决于可用带宽。我们还应该看看同一个会议是否可以同时作为视频和音频？有多少个连续存在可用？公共和私人聊天可用吗？此外，我们应该检查是否可以从笔记本电脑将工具与任何硬件 H.323/SIP 视频会议编解码器连接，反之亦然？通常它需要一些网关软件许可证或硬件来连接 H.323 /SIP 编解码器。

那么其中一个需求是，你是否可以在主机上或在云上录制会议？

此外，我们正在谈论 BYOD，即带上您自己的设备，无论是 iOS、Android 智能手机等，都应该有可用于从这些智能设备加入协作服务的应用程序。

最后，这些协作工具吸引了年轻人

可以肯定的是，年轻一代，一群年轻人不会留下来，除非他们对所提供的工具感到满意。电子邮件已经不够用了：他们希望能够更自然地交流，就像他们与朋友一样。不能适应这种变化，你很快就会被甩在后面。如果您的企业不接受具有适合您员工的最新通信技术的协作软件，您可能会发现很难找到有才华的员工来填补您的员工队伍中的空白。